O que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou GED?
O gerenciamento eletrônico de documentos é uma tarefa indispensável para empresas que trabalham com documentos e informações confidenciais.
Não importa o setor em que a sua empresa atua, pois perder arquivos dentro do seu acervo de documentos pode gerar graves prejuízos e, até mesmo, criar problemas com clientes.
Por esse motivo, é necessário encontrar formas de gerenciar todos os seus documentos de forma eletrônica, afinal, além de esse método ser mais seguro, ele é mais prático e pode ser compartilhado com todos os seus colaboradores de modo integrado e instantâneo.
Para saber mais sobre o assunto, continue a leitura.
Por que o gerenciamento eletrônico de documentos é tão importante?
O principal objetivo do GED é migrar todos os documentos e arquivos físicos da sua empresa para o ambiente digital.
É um modelo de gerenciamento que está cada vez mais sendo utilizados pelas empresas.
Porém, no ano de 2020, nós tivemos um motivo ainda maior para se preocupar com o fácil acesso às informações.
A pandemia causada pelo novo coronavírus obrigou as organizações a adotar o sistema de trabalho home office. O problema é que muitas empresas não estavam preparadas para isso. Consequentemente, todo o gerenciamento de arquivos e da comunicação interna foi afetada.
Alguns dos problemas observados pelas empresas que não estavam preparadas para o regime de trabalho remoto foram a política de acesso aos documentos e a falta de um sistema de integração que pudesse ser acessado por todos os colaboradores de forma simultânea.
Todos esses prejuízos poderiam ser facilmente solucionados com um software específico para a gestão eletrônica de documentos.
Atualmente, toda organização precisa lidar com algum tipo de processo eletrônico de gerenciamento de documentos. Claro que nem sempre é possível substituir o armazenamento físico.
Contudo, a tecnologia pode ajudar nessa questão e fazer com que, pelo menos, você possa diminuir o espaço físico necessário para guardar documentos.
A diferença se dá quanto o GED é feito de maneira mais organizada e estratégica. Afinal, não adianta armazenar documentos nos computadores da empresa de forma desordenada, pois tão importante quanto mantê-los em segurança, é achá-los nos momentos em que você precisa.
Além disso, para o gerenciamento eletrônico ser feito de uma maneira estruturada, é preciso utilizar softwares específicos.
Como implementar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos em nuvem?
Os seus documentos estão todos descentralizados ou foram até mesmo salvos em duplicidade? Você já levou horas para encontrar um simples arquivo?
Então está mais do que na hora de organizar e otimizar esse processo.
O primeiro passo é organizar o seu acervo documental e as suas rotinas de acesso a ele.
Desse modo, fica muito mais fácil implementar um sistema de gerenciamento que esteja de acordo com a realidade da sua organização.
Depois disso, obviamente, é hora de escolher um sistema de gestão eletrônica de documentos que possa te oferecer uma solução completa, o que inclui nuvem de dados e virtualização de arquivos físicos.
Para finalizar, converse com todos os seus colaboradores. Treine a equipe para que, juntos, todos consigam se planejar em relação ao novo fluxo de acesso aos documentos.
É importante lembrar que a transição do papel para o digital, ou então, a transição de documentos digitais para um sistema mais organizado, deve ser realizada de modo estratégico e todos os colaboradores devem estar cientes dessa mudança.
É possível combinar o gerenciamento eletrônico de documentos e o armazenamento em nuvem?
Antes de explicar como os dois serviços podem ser relacionados, é importante relembrar o que é nuvem.
Computação em nuvem (ou cloud computing, em inglês), é um serviço de computação que ajuda as empresas a hospedar, armazenar e processar dados na infraestrutura de TI de um provedor de serviços de nuvem.
O gerenciamento eletrônico de documentos em nuvem facilita o acesso a arquivos e a execução de diversas atividades realizadas pelos colaboradores dentro da empresa.
Isso significa que você não precisa sobrecarregar a memória do seu computador com diversos tipos de aplicativos, pois com o armazenamento em nuvem é possível acessar serviços online que se encontram em uma rede integrada.
Quais os principais benefícios do gerenciamento eletrônico de documentos em nuvem?
1. Redução de custos
Manter servidores nos computadores da empresa pode até ser uma boa opção em algumas situações. O problema é que, para fazer isso, será necessário investir uma boa parte do orçamento organizacional, pois além do custo da compra do servidor, há o da manutenção.
Mas com o gerenciamento eletrônico de documentos em nuvem, a gestão da plataforma passa a ser de responsabilidade do fornecedor do serviço.
Outra vantagem é que não será necessário instalar nenhum software nos computadores da empresa ou dos colaboradores que fazem home office. Dessa forma, a empresa consegue reduzir custos operacionais e gastos com a impressão de arquivos físicos.
2. Acessibilidade
Apostar no gerenciamento eletrônico de documentos em nuvem é ter a certeza de que os arquivos da sua empresa poderão ser acessados pela internet de qualquer lugar e a qualquer hora.
Ou seja, não importa se você gerencia profissionais que trabalham até mesmo em outros estados (ou países), pois esse recurso tecnológico facilita totalmente o acesso a arquivos e informações confidenciais que precisam ser utilizados pelos colaboradores.
3. Maior desempenho
Os serviços de cloud computing são executados em uma rede mundial de datacenters que oferecem máxima segurança, pois são constantemente atualizados com hardwares modernos e eficientes.
Sua organização vai poder lidar com um gerenciamento eletrônico de documentos de alto desempenho, já que a computação em nuvem é um serviço muito mais prático e flexível.
4. Segurança
Se você está preocupado com o vazamento de dados, pode ficar tranquilo(a).
Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos em nuvem são extremamente seguros e protegem seus documentos de ataques virtuais.
É possível realizar configurações no sistema para fazer com que apenas pessoas autorizadas por você tenham acesso às informações armazenadas.
Está pensando em implementar o gerenciamento eletrônico de documentos em nuvem na sua organização? Então entre em contato conosco!
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